Zacznijmy od wyjaśnienia podstawowej różnicy między administrowaniem a zarządzaniem nieruchomościami. W potocznym myśleniu zarządzanie czy administrowanie nieruchomościami kojarzy się nam zazwyczaj z dbaniem o budynek i jego otoczenie, czy odgarniętym śniegiem w okresie zimowym. Zarządzanie nieruchomościami obejmuje jednak zakres czynności zdecydowanie szerszy niż administrowanie nieruchomościami.
Zarządca odpowiednio zarządza majątkiem właściciela, który jest ulokowany w danej nieruchomości, zaś administrator odpowiada wyłącznie za wszelkie bieżące czynności związane z obsługą nieruchomości.
Zarządzanie nieruchomościami nie jest rzeczą prostą, gdyż wymaga konieczności podejmowania często trudnych decyzji w celu zagwarantowania odpowiedniej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości. To powoduje, że właściciele nieruchomości zwracają się zazwyczaj o pomoc do licencjonowanego zarządcy lub profesjonalnej firmy zarządzającej nieruchomościami (przykładowo takiej jak www.maxus-administracja.pl). Do podstawowych zadań takiego zarządcy należy ustalenie wysokości czynszu i jego pobór od mieszkańców, dbanie o właściwą eksploatację budynku i zapewnienie bezpieczeństwa wszystkim użytkownikom budynku. Bieżące administrowanie nieruchomościami również wchodzi w skład obowiązków zarządcy. Jest on zatem osobą odpowiedzialną za utrzymanie terenów zielonych dookoła budynku, odprowadzanie ścieków, wybór dostawcy energii cieplnej, czy wywóz śmieci. Zakres obowiązków, jak i wszelkie uprawnienia zarządcy wynikają z umowy zawartej z właścicielem nieruchomości.
Za działania podejmowane przez zarządcę odpowiada zarząd, który jest wybierany przez całą wspólnotę i to on kontroluje i rozlicza zarządcę z jego działań. Bardzo ważna jest właściwa komunikacja między wspólnotą i zarządcą. To pozwala na zdecydowanie szybszą reakcję na potrzeby mieszkańców.